Знаете ли вы, что каждый день рассылается около 250 миллиардов email-писем? Екатерина Гераскина, эксперт по деловому этикету и основатель PRO.Этикет (Instagram: @pro.etiquette), рассказывает о главных правилах деловой переписки.
✍ Пишите четкую и понятную тему письма
Все начинается с темы. Увидев ее, получатель решает, открывать письмо или нет. Поэтому тема должна быть ясной, чтобы адресат понимал, о чем ваше письмо.
📬 Почта отправителя
Отправляйте письма клиентам или партнерам только с рабочей почты. Если вы вынуждены ответить с личной почты, то назовите ее, используя ваши имя и фамилию, чтобы адресат сразу понял, от кого письмо. Не используйте адреса, которые не подходят для деловой переписки, вроде «coolman@...» или «baby@...».
👨👩 Персонализация
Обращайтесь по имени или имени и отчеству к человеку, с которым ведете переписку. Так вы покажете свое уважение к нему.
💼 Тон письма
При общении с малознакомым человеком используйте деловой стиль общения, спокойный, уважительный тон.
📝 Грамматика
Наличие ошибок в письмах говорит получателю о вашей невнимательности или занятости, раз вы не смогли перечитать то, что написали.
🎭 Юмор
Люди воспринимают юмор по-разному — что смешно вам, не обязательно будет смешно другому. Старайтесь не шутить в деловой переписке.
📧 Всегда отвечайте на письма
Старайтесь ответить на полученное письмо в течение 2–3 часов с момента его получения, максимум сутки.
🔍 Сохраняйте историю переписки
Оставляйте всю предыдущую цепочку сообщений в письме. В большом потоке информации легко забыть, о чем вы общались с отправителем — история переписки поможет вспомнить.
⏳ Отправляйте письма в рабочее время
Это очень важно для того, чтобы ваши письма были прочитаны. Если вы пишете текст в субботу утром, запланируйте отправку письма на понедельник в 10:05, используя функцию отложенного отправления. Так больше вероятность, что получатель не пропустит письмо.
🗂 Называйте понятно файлы и документы
Называйте отправляемый файл так, чтобы сразу было ясно, о чем он и к чему относится. Тяжело отличить IMG568909865 от IMG6789988901. Гораздо лучше, если они будут иметь свое название.
А какими правилами email-этикета пользуетесь вы?
